月次の収支が見えていない｜損益分岐点を運営判断に使う
※本事例は、実際の複数の事例をもとに再構成した架空のモデルケースです。特定の法人や事業所を指すものではありません。文中の数字は、説明のために置いた仮定の数字であり、実際の報酬単価や事業所の実績、効果を保証するものではありません。
はじめに
障害福祉の事業所では、現場の支援に力が注がれる一方で、経営の数字が運営者や管理者の手元で十分に整理されていないことがあります。収支は決算時にまとめて確認するもの、という運用では、利用者数が少し減っただけで赤字に転じていても、気づくのが遅れてしまいます。
今回は、運営者の視点から、月次の収支を見える化し、損益分岐点を日々の運営判断に使う考え方を、モデルケースで整理します。
事例の概要
架空のA事業所は、生活介護を運営しています。利用者の定着は安定しており、現場の雰囲気も良好でした。しかし、運営者は、年度末の決算で、思いのほか利益が少ないことに驚きました。毎月の収支は、法人の事務担当者が会計ソフトに入力していましたが、管理者には共有されず、利用者数の増減と収支を結びつけて見る習慣もありませんでした。
運営者は、「どの程度、利用者が減ると赤字になるのか」を誰も説明できないことに気づきました。そこで、月次の収支を管理者と共有し、損益分岐点を意識して運営する仕組みづくりを始めました。
コンサルタントの視点――何が起きていたのか
このケースで重要なのは、収支が見えていないことで、経営の判断が後手に回っていたことです。事業所の費用は、利用者数が変わってもあまり変わらないもの（人件費や家賃など）と、利用者数に応じて増減するもの（給食や材料費など）に分けて考えることができます。この区別がないと、利用者数の変動が利益にどれほど影響するのかが分かりません。
運営者の立場で考えるべきは、「いくらの収入があれば、費用をまかなえるのか」という基準を、あらかじめ持っておくことです。この基準が損益分岐点です。基準があれば、利用者数の変動が経営に与える影響を早めに把握でき、利用促進や費用の見直しなどの対応を、前倒しで検討できます。
見直しの手順
A事業所では、次の順で見直しを進めました。最初に、費用の分類です。過去1年間の費用を、固定的な費用と、利用者数に応じて変わる費用に分けて整理しました。次に、月次の収支表を作りました。収入、費用、利益に加えて、利用の延べ人数を一枚にまとめ、毎月、管理者と運営者が共有する形にしました。
そのうえで、三つの運用を始めました。一つ目は、損益分岐点の計算です。固定的な費用を、1人日当たりの収入から変動費を引いた額で割り、必要な利用の延べ人数を求めました。二つ目は、毎月の確認です。実際の利用人数が損益分岐点をどれだけ上回っているかを確認しました。
三つ目は、早めの対応です。余裕が小さくなった月には、利用促進や欠席の理由の確認、費用の見直しを検討することにしました。
なお、報酬は、サービスの種類、利用者の障害支援区分、各種加算・減算によって異なり、制度改正で変わることもあります。収入の見込みを立てる際は、最新の報酬体系を確認し、不明な点は指定権者（都道府県・市町村）や専門家に確認してください。
また、人員配置基準を満たすために必要な人件費は、収支の都合だけで削減できるものではありません。
数字で見る変化の見通し
ここでは、あくまで仮定の数字で考えてみます。月の開所日を20日、1日の平均利用者を20名とすると、月の利用の延べ人数は、20名×20日＝400人日です。1人日当たりの収入を2万5,000円、1人日当たりの変動費を2,500円と仮定します。月の固定的な費用は850万円とします。
この場合、月の収入は、400人日×2万5,000円＝1,000万円です。変動費は、400人日×2,500円＝100万円です。利益は、1,000万円－100万円－850万円＝50万円となります。
損益分岐点は、固定的な費用を、1人日当たりの収入から変動費を引いた額で割って求めます。850万円÷（2万5,000円－2,500円）＝約378人日です。1日当たりに直すと、約378人日÷20日＝約18.9名です。つまり、1日の平均利用者が約19名を下回ると、赤字になる計算です。
現在の400人日は、損益分岐点を約22人日、率にして約5.6％上回っているだけです。ここで、利用の延べ人数が380人日に減ると、利益は、380人日×（2万5,000円－2,500円）－850万円＝5万円となります。370人日まで減ると、370人日×2万2,500円－850万円＝▲17万5,000円で、赤字になります。
1日の平均利用者が1名減るだけで20人日の減少になりますので、わずかな減少でも、利益が大きく変わることが分かります。
ただし、これは説明のための単純な試算です。実際の収入は加算や減算の影響を受け、費用も月によって変動します。この数字は、運営者が「どの程度の余裕があるか」を把握するための目安として使うのが適切です。
運営者が特に気をつけた点
運営者として特に気をつけたのは、数字を支援の質を下げる理由にしないことです。損益分岐点を意識するあまり、利用者の都合を無視して利用を促したり、必要な人員を減らしたりすることは、本来の目的に反します。数字は、支援を安定して続けるための土台を確認するために使うと、職員に繰り返し説明しました。
次に、数字の共有の仕方です。収支をすべての職員に公開するのではなく、管理者と運営者が共有し、必要な範囲で職員に伝える形にしました。さらに、数字の読み方を管理者が理解できるよう、毎月、短い時間で一緒に確認する機会を設けました。
実践アドバイス
同じような課題を抱える運営者の方に、次のような順序をお勧めします。まず、過去1年間の費用を、固定的なものと利用者数に応じて変わるものに分けてください。次に、1人日当たりの収入を、実績から確認します。そのうえで、損益分岐点を計算し、毎月の利用の延べ人数と比べてみてください。余裕が小さい月が続く場合は、利用の傾向や欠席の理由を確認するとよいでしょう。
一方で、最初から正確な数字を求めすぎる必要はありません。まず概算で計算し、運用しながら精度を高めていくほうが、続けやすくなります。
運営者のためのチェックリスト
- ご自身の事業所を振り返るときの観点です。
- 月次の収支を、管理者と運営者が毎月確認しているか。
- 費用を、固定的なものと利用者数に応じて変わるものに分けているか。
- 損益分岐点を計算し、その数字を把握しているか。
- 実際の利用人数が、損益分岐点をどれだけ上回っているか分かるか。
- 余裕が小さくなったときの対応を、あらかじめ決めているか。
- 人員配置基準を守ったうえで、収支を検討しているか。
- これらのうち、いくつ「はい」と答えられるかを、定期的に確認してみてください。
まとめ
収支が見えていることは、支援を安定して続けるための土台です。費用の分類、月次の収支表、損益分岐点の計算、毎月の確認。この四つを、支援の質を損なわない形で続けることが、経営の判断を後手から先手へ変えるための第一歩になります。
なお、報酬の体系や人員配置基準は、サービスの種類や制度改正によって変わることがあります。実際に活用する際は、最新の基準や通知を確認し、不明な点は指定権者（都道府県・市町村）や専門家に確認したうえで進めてください。
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