職員一人あたりの生産性を上げた施設がやった業務改善｜残業を減らし支援時間を増やした6か月

——「忙しいのに成果が出ない」から脱却した6か月

問題発生——「全員が忙しい。でも何が忙しいのかわからない」

「職員は毎日忙しそうにしている。残業もある。でも収益は上がらないし、記録の質も上がらない。一体、何に時間を使っているのか」——就労継続支援B型（定員22名）を運営するU法人の管理者・V氏の言葉です。

U法人の職員は全員が「忙しい」と感じていました。しかし管理者のV氏が「今日、何に何時間使いましたか？」と聞いても、誰も正確に答えられませんでした。「忙しい感覚はある。でも何に忙しいのかが見えていない。これが最初の問題だとわかったのは、業務調査を始めてからでした」とV管理者は振り返ります。

U法人の状況（改善着手時点）

• 職員構成：常勤5名・非常勤3名
• 常勤の月平均残業時間：約18時間
• 有給取得率：約28%（低水準）
• 職員の「忙しい」感覚：全員が「忙しい」と回答
• 記録の質：運営指導で「記録が薄い」と指摘済み
• 加算取得状況：処遇改善加算のみ（他の加算は未算定）

→ 忙しいのに記録が薄い・加算が取れない・残業が多い。「時間の使い方」に問題がある可能性が高い状態でした。

最初の一手——「業務時間調査」で見えた実態

コンサルとV管理者がまず実施したのは、1週間の「業務時間調査」でした。職員全員に、15分単位で何をしているかを記録してもらいました。「最初は面倒くさがられました。でも1週間分のデータが集まったとき、全員が『えっ、こんなに使っていたのか』と驚きました」とV管理者。

業務時間調査の結果（常勤職員・1日8時間の内訳・平均）

• 利用者への直接支援：3時間12分（40%）
• 記録・書類作成：1時間48分（22.5%）
• 会議・申し送り：1時間6分（13.8%）
• 送迎（準備含む）：48分（10%）
• 電話対応・来客：30分（6.3%）
• 探し物・確認作業：24分（5%）
• その他（移動・待機等）：12分（2.4%）

→ 直接支援は40%のみ。60%が周辺業務に費やされていました。とくに「探し物・確認作業」に1日24分（年間約96時間/人）が浪費されていたのです。

【調査結果を見た職員の反応】
「記録に1時間48分も使っているとは思っていなかった。でも確かに、書くのに時間がかかっている」
「『探し物』が24分あるのは衝撃だった。書類がどこにあるかわからなくて探す時間が、毎日これだけある」
「会議と申し送りで1時間以上使っているのに、伝わっていないことが多い気がする」

原因分析——「忙しさ」の正体は3つだった

原因①：記録に時間がかかりすぎる

記録に1日1時間48分は、8時間勤務の22.5%です。記録が多いこと自体は問題ではありませんが、「同じ内容を複数の書類に書いている」「書式が複雑で毎回考えながら書いている」「帰宅前にまとめて書こうとして時間がかかる」という非効率が重なっていました。特に問題だったのは「日中のメモをとらず、夕方に記憶だけで記録する」習慣でした。記憶があいまいになるため時間がかかり、かつ内容も薄くなっていました。

原因②：「探し物・確認作業」が毎日発生している

書類・マニュアル・過去の記録——これらの保管場所が統一されておらず、「あの書類どこだっけ」という場面が毎日複数回発生していました。1回の探し物は数分ですが、積み重なると1日24分・年間約96時間の浪費になります。「書類の置き場所が決まっていない」「電子データと紙が混在している」「ファイリングのルールが人によって違う」——整理されていない環境が、時間を奪っていました。

原因③：会議・申し送りが「情報が伝わらない形式」になっている

1日1時間以上の会議・申し送りに時間を使っているにもかかわらず、「あの件、伝わってなかった」「聞いていない」という場面が頻発していました。口頭だけの申し送りで記録が残らず、出席できなかった職員に情報が届かない構造でした。

改善策——6か月で実施した「4つの業務改善」

改善①：記録を「その場で・短く・毎回」に変える

記録の習慣を「帰宅前にまとめて書く」から「支援のたびに短く書く」に変えました。

記録改善の具体的な変更点

• 【変更前】夕方にまとめて記録（記憶に頼る・時間がかかる・内容が薄い）／A4一枚に複数の出来事を詰め込む形式／書式が複雑で、何を書けばいいか毎回考える
• 【変更後】支援直後に3行以内で記録（現場にメモ帳を常備）／「何をした・どんな反応だった・気になること」の3点に絞った書式に変更／タブレット端末2台を導入し、その場で入力できる環境を整備

効果：記録時間が1日1時間48分→52分に短縮（▲56分/人/日）。記録の具体性が増し、運営指導での指摘がゼロになりました。

改善②：「書類の置き場所」を全員で決めて統一する

半日かけて施設内の書類・マニュアル・備品を全て棚卸しし、「何をどこに置くか」を全員で決めました。決めたルールはA4一枚の「置き場所マップ」に書き出し、施設内に掲示しました。「決めること自体は簡単でした。問題は、今まで誰も決めていなかっただけだった」とV管理者。電子データも「フォルダ構造を統一」し、「どこに何があるか全員がわかる」状態を作りました。

【整理整頓で消えた「探し物時間」】

• 整理前：1日平均24分の「探し物時間」
• 整理後：1日平均4分（▲20分/人/日）

常勤5名×20分×240日＝年間約400時間の浪費がなくなった計算です。「こんな単純なことに、これだけの時間を使っていたのか」（全職員の共通の感想）。

改善③：申し送りを「口頭」から「記録＋口頭」に変える

申し送りの方法を変えました。申し送り事項をホワイトボードに書き出し、口頭確認の後もホワイトボードに残す方式にしました。出席できなかった職員は出勤時にホワイトボードを見れば把握できます。また会議の議題を事前に共有し、「報告だけで終わる議題」はメモ回覧に変えて会議時間を削減しました。会議は「議論が必要なテーマだけ」に絞り、30〜40分で終わるよう設計しました。

申し送り・会議の改善前後

• 【申し送り】改善前：口頭のみ（欠席者に伝わらない・記録なし）→ 改善後：ホワイトボード記録＋口頭（欠席者も確認できる・重要事項は文書化）
• 【会議】改善前：月1回・約90分（報告中心・議論少ない）→ 改善後：月1回・約45分（議論中心・報告は事前メモ回覧）

→ 会議・申し送りの時間：1日1時間6分→42分（▲24分/人/日）

改善④：「加算取得」で生み出した時間を収益につなげる

業務改善で生まれた時間を、加算取得の要件整備に活用しました。記録の質が上がったことで、強度行動障害支援者養成研修加算・福祉専門職員配置等加算の算定要件を整備でき、月約9万円の増収につながりました。

（加算の算定可否・要件・単位数は、サービス種別や自治体の運用により異なります。算定にあたっては最新の告示・報酬改定内容と所管の行政窓口で必ずご確認ください。）

「業務改善は『楽をするため』ではなく、『大切なことに時間を使うため』だと職員に伝えました。生まれた時間で加算が取れたことで、職員も『改善に意味があった』と感じてくれた」とV管理者。

改善後の変化——6か月後の数字

※ 上記はコンサル支援先の事例をもとにした参考値です。施設規模・職員構成・業務内容により異なり、同様の成果を保証するものではありません。

【V管理者の6か月後の言葉】
「職員の残業が減り、有給が取れるようになり、直接支援の時間が増えた。収益も上がった。でも一番変わったのは職員の表情です。『忙しいのに何も変わらない』という閉塞感がなくなって、『改善できた』という手応えが生まれた。仕事に自信を持てるようになったと感じます」

「生産性を上げる」とはどういうことか

「生産性向上」という言葉は、「より多くの仕事をこなすこと」と誤解されることがあります。しかし本来の意味は「同じ時間でより多くの価値を生み出すこと」、あるいは「同じ価値をより少ない時間で生み出すこと」です。

福祉施設における生産性向上の目標は、「職員が利用者と向き合う時間を最大化すること」です。記録・会議・探し物に使っていた時間を支援に充てることで、利用者へのサービスの質が上がり、加算取得の要件も整い、収益も改善する——これが正しい方向性です。

業務改善の「正しい目的」を共有する

• ✕「より多くの仕事をこなす」（職員の負担増）
• ✕「コストを削減する」（人員削減につながる誤解）
• ◎「利用者と向き合う時間を増やす」
• ◎「やるべき仕事に集中できる環境を作る」
• ◎「無駄な時間を減らして、職員の余裕を生む」

目的を正しく共有することで、職員が業務改善に前向きに取り組めるようになります。

まとめ——「何に時間を使っているか」を見える化することが第一歩

U法人の事例が示すのは、「忙しさ」の正体を把握せずに改善はできないということです。1週間の業務時間調査をするだけで、問題の所在が明確になります。

記録改善・整理整頓・申し送りの見直し——いずれも大きなコストをかけずに始められます。重要なのは「やってみること」です。調査結果を職員と共有し、「何を変えるか」を一緒に決める。そのプロセス自体が、チームの一体感を生みます。

「職員が忙しそうなのに成果が出ない」と感じている管理者は、まず1週間の業務時間調査から始めてみてください。見えていなかった何かが、きっと見えてくるはずです。

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