短期入所の空床を活かす｜受け入れ調整の仕組みづくり｜改善事例

※本事例は、実際の複数の事例をもとに再構成した架空のモデルケースです。特定の法人や事業所を指すものではありません。文中の数字は、説明のために置いた仮定の数字であり、実際の事業所の実績や、効果を保証するものではありません。

はじめに

短期入所（ショートステイ）は、家族の休息や急な事情に対応する、地域に欠かせないサービスです。一方で、運営者にとっては、空床が多く、収入が安定しないという悩みも聞かれます。今回は、障害者支援施設に併設された短期入所を例に、受け入れ調整の仕組みを見直して稼働を安定させた過程を、コンサルタントの視点から整理します。

事例の概要

このモデルケースは、短期入所の居室が4床ある事業所です。利用の問い合わせは電話が中心で、担当が決まっておらず、日程の調整や情報の確認に時間がかかっていました。その結果、断る場面が多く、空床が目立っていました。年間の稼働率は約35％で、運営者は「需要がないのではないか」と考えていました。

コンサルタントの視点――何が起きていたのか

聞き取りの結果、需要がないのではなく、受け入れの仕組みに課題があることがわかりました。第一に、初めての利用者の情報（健康状態、服薬、食事、緊急連絡先など）の確認に時間がかかり、受け入れまでに間が空いていました。第二に、予約の状況を共有する表がなく、職員によって対応がばらついていました。第三に、急な依頼に対して、誰が判断するのかが決まっていませんでした。

また、相談支援専門員など、紹介元との連絡が少なく、空床の状況が地域に伝わっていないことも、問題の一つでした。

見直しの手順

運営者は、次の五つを順に進めました。第一に、受け入れの窓口を一人に決め、問い合わせの対応を統一しました。第二に、初回利用の前に、情報を確認する共通の様式をつくり、事前の面談を行うようにしました。第三に、予約の状況を職員全員が見られる表にして、空床を一目でわかるようにしました。

第四に、急な依頼を受けるかどうかを判断する基準と、判断者を決めました。第五に、相談支援専門員など紹介元に、空床の状況と受け入れの条件を、定期的に伝えました。

なお、短期入所には、受け入れる利用者の条件や、職員の配置、報酬の算定などに、決まりがあります。最新の基準や通知を確認し、指定権者（都道府県・市町村）や専門家に確認したうえで進めてください。

数字で見る変化の見通し

ここでは、説明のための仮定の数字で考えます。居室は4床で、年間の延べ床数は、4床×365日＝1,460床日です。稼働率が35％のとき、利用は約511日で、55％のとき、約803日となります。その差は、約292日です。

1日あたりの収入を12,000円、利用が増えた分の追加の費用（食事、光熱、職員の対応など）を1日あたり5,000円と仮定します。すると、増えた収入は292日×12,000円＝3,504,000円、増えた費用は292日×5,000円＝1,460,000円で、差し引き2,044,000円です。

仕組みづくりの初期の費用を300,000円とすると、初年度は差し引き1,744,000円のプラスとなります。

ただし、これは説明のための単純な試算です。稼働が実際に35％から55％に上がるかどうかは、地域の需要や条件によって異なり、保証できません。また、受け入れが増えると、職員の負担や、安全面の配慮も増えるため、金額だけで判断しないことが大切です。

運営者が特に気をつけた点

運営者が気をつけたのは、無理に稼働を上げないことです。初めての利用者の受け入れは、事前の面談を終えてからとし、職員の配置に余裕がないときは、断る基準も明確にしました。また、利用後に、ご家族と紹介元へ様子を伝えることで、次の利用や紹介につながるよう努めました。

実践アドバイス

まずは、この一年の問い合わせ件数と、受けられた件数、断った理由を、おおまかに数えてみてください。断った理由が、需要ではなく仕組みにある場合は、窓口の一本化と、情報を確認する様式の整備から始めることをお勧めします。小さく始めて、効果を確かめながら進めてください。

運営者のためのチェックリスト

問い合わせの窓口が一人に決まっていますか。
初めての利用者の情報を確認する共通の様式がありますか。
予約の状況を、職員全員が見られる表にしていますか。
急な依頼を受けるかどうかの基準と、判断者が決まっていますか。
紹介元に、空床の状況を定期的に伝えていますか。
断った理由を、記録して振り返っていますか。

まとめ

短期入所の空床は、需要がないのではなく、受け入れの仕組みに課題がある場合があります。窓口と様式を整え、情報を共有し、無理のない範囲で稼働を高めることが、運営の安定につながります。

なお、本事例の数字や進め方は、あくまで一つの考え方の例です。実際の対応にあたっては、最新の基準や通知を確認し、指定権者や専門家に確認したうえで進めてください。

見学や問い合わせを契約につなげる流れは見学から契約までの導線を見直した事例、断っていた利用相談を安全な受け入れにつなげる方法は医療連携を整備して受け入れを広げた事例、空きが埋まらない理由の分け方は空きが埋まらない理由を5つに分けた事例、紹介元との関係づくりは相談支援事業所との連携の事例もあわせてご覧ください。

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