休みたくても休めない現場｜有給休暇を取りやすくするシフトと代替の設計｜改善事例

※本事例は、実際の複数の事例をもとに再構成した架空のモデルケースです。特定の法人や事業所を指すものではありません。文中の数字は、説明のために置いた仮定の数字であり、実際の事業所の実績や、効果を保証するものではありません。

はじめに

障害福祉の現場では、利用者の支援に必要な人数が決まっているため、「自分が休むと他の職員に迷惑がかかる」と感じて、有給休暇を使いにくい職員が少なくありません。有給休暇の取得は、職員の心身の回復や、定着にも関わる大切なテーマです。

また、一定の条件を満たす職員には、年5日の取得が法律で事業者に義務づけられています。今回は、運営者の視点から、有給休暇を取りやすくするシフトと代替の設計を、モデルケースで整理します。

事例の概要

架空のU法人は、定員20名の生活介護事業所を運営しています。常勤の職員は10名で、全員が年10日以上の有給休暇を付与されています。しかし、この1年間の有給休暇の平均取得日数は3日にとどまり、4名の職員は2日以下でした。

運営者が職員に聞き取りを行うと、休みを申請しにくい雰囲気があること、誰が休むかをその月の直前まで決められないこと、休んだ職員の業務を誰が補うかが決まっていないことが分かりました。

コンサルタントの視点――何が起きていたのか

このケースの問題は、職員の意識ではなく、休みを前提にしたシフトと業務の設計がなかったことです。休むことが想定されていない現場では、休暇の申請そのものが、周囲に負担をかける行為のように感じられます。その結果、取得が特定の人に偏り、休みにくさが定着しやすくなります。

運営者の立場で考えるべきは、取得率の数字を上げること自体ではなく、誰が休んでも支援が回る仕組みを整え、休むことが特別なことではない状態にすることです。支援の質を守りながら、職員が休める環境をつくることが、結果として、定着や安全にもつながる可能性があります。

見直しの手順

U法人では、次の順で見直しを進めました。最初に、職員ごとの付与日数と取得日数を一覧にして、年5日の取得が必要な職員と、その進み具合を確認しました。そのうえで、五つの見直しを行いました。一つ目は、休暇の事前計画です。年度の初めに、職員の希望を聞き、年間の予定に反映しました。

二つ目は、シフトの見直しです。利用者が比較的少ない曜日や時間帯を把握し、休みを入れやすい日を明確にしました。

三つ目は、業務の引継ぎの整理です。休む職員の業務を、誰がどのように引き継ぐかを、あらかじめ決めておく仕組みにしました。四つ目は、代替要員の確保です。非常勤職員や、他の職員の応援を組み合わせられるように、体制を整えました。

五つ目は、管理者の関わりです。管理者自身が計画的に休みを取り、声かけを行うようにしました。

なお、年次有給休暇の取扱いは、労働基準法などで定められています。一定の日数以上の有給休暇が付与される職員に対して、年5日を取得させる義務、時季を指定する場合の手続き、計画的に付与する場合の労使協定、年次有給休暇管理簿の作成と保存などは、条件や手続きによって異なります。

見直しを行う際は、最新の法令や通知を確認し、社会保険労務士や労働基準監督署などの専門家や窓口に確認したうえで進めてください。人員の配置基準を満たすことも前提となります。

数字で見る変化の見通し

ここでは、あくまで仮定の数字で、必要な代替の時間と費用を計算してみます。常勤の職員は10名で、現状の平均取得日数は3日です。これを、平均7日まで引き上げることを目標にすると仮定します。増やす日数は、10名×（7日－3日）＝40日です。1日の勤務時間を8時間とすると、40日×8時間＝320時間です。

この320時間をすべて、外部の非常勤職員で代替すると仮定します。時間単価を1,600円とすると、320時間×1,600円＝51万2,000円で、これが追加の人件費の上限の目安です。実際には、休みが重ならないようにシフトを調整したり、利用者の少ない日に休みを入れたりすることで、一部は職員間の調整で吸収できる可能性があります。

仮に半分を職員間の調整で吸収できるとすると、160時間×1,600円＝25万6,000円です。

一方、職員が1名離職した場合の採用と研修の費用を、求人費30万円と、研修期間の人件費30万円の合計60万円と仮定します。もし、休みやすい環境によって1名の離職を防げれば、この費用が不要になる計算です。ただし、有給休暇を取りやすくしても、離職が減るとは限りません。

ただし、これは説明のための単純な試算です。実際には、非常勤職員の確保が難しい場合や、急な欠勤が重なる場合があります。また、休みが集中する時期には、人員の配置基準を満たせなくなるおそれがあります。大切なのは、費用だけで判断せず、取得の状況を確認しながら、現場に合った代替の方法を見つけていくことです。

運営者が特に気をつけた点

運営者として特に気をつけたのは、次の点です。まず、休みを取ることを、個人の努力に任せないことです。年度の初めに計画を立て、誰かが休むことを前提にシフトを組みました。次に、休暇の理由を細かく尋ねないことです。理由を説明しなければならない雰囲気は、申請を妨げるためです。

さらに、人員の配置基準を、どの日、どの時間帯でも満たすことを徹底しました。休みを増やすために、基準を下回る日をつくることは、決して行わないと決めました。また、休む職員が増えても、残った職員の負担が増えないよう、業務の優先順位を見直しました。必要性の低い業務は、いったん後回しにする運用も取り入れました。

実践アドバイス

同じような課題を抱える運営者の方に、次のような順序をお勧めします。まず、職員ごとの付与日数と取得日数を一覧にして、年5日の取得が必要な職員の状況を確認してください。次に、休みを入れやすい曜日や時間帯を把握し、年間の計画に組み込んでください。

一方で、いきなり全員の取得を増やそうとすると、現場が混乱することがあります。まず、年5日に届いていない職員を中心に、計画を立てるところから始めてください。代替要員の確保が難しい場合は、非常勤職員の募集や、他の事業所との応援の仕組みなども検討してください。

運営者のためのチェックリスト

ご自身の事業所を振り返るときの観点です。

職員ごとの付与日数と取得日数を、把握しているか。
年5日の取得が必要な職員に、取得の見込みがあるか。
年度の初めに、休暇の希望を聞いているか。
休んだ職員の業務の引継ぎが、決まっているか。
代替要員や応援の体制があるか。
人員の配置基準を、どの日も満たしているか。
管理者自身が、計画的に休みを取っているか。
就業規則や管理簿が、法令に沿って整っているか。

まとめ

有給休暇を取りやすくするには、職員の意識に任せず、取得状況の確認、事前の計画、シフトの見直し、業務の引継ぎ、代替要員の確保を整えることが有効だと考えられます。休める環境は、職員の定着や、安全な支援にもつながる可能性があります。

ただし、事業所の規模や職員の状況によって、必要な代替の方法や費用は大きく異なるため、取得の状況を確認しながら、定期的に見直す必要があります。

なお、制度や法令は、改正によって変わることがあります。実際に見直しを行う際は、最新の法令や通知を確認し、不明な点は社会保険労務士や指定権者（都道府県・市町村）などの専門家に確認したうえで進めてください。

誰かが休んでも業務が止まらない体制づくりは業務の多能工化と応援体制の事例、主担当＋副担当と引き継ぎ1枚の作り方は業務の属人化のコラム、職員が長く休むときの備えは休職・復職への備えの事例、人員配置基準の確認は常勤換算の計算方法のコラムもあわせてご覧ください。

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