気づかないうちに膨らむ毎月の固定費｜固定費の棚卸しと見直し｜改善事例

※本事例は、実際の複数の事例をもとに再構成した架空のモデルケースです。特定の法人や事業所を指すものではありません。文中の数字は、説明のために置いた仮定の数字であり、実際の事業所の実績や、効果を保証するものではありません。

はじめに

障害福祉の事業所では、収入の大半が報酬で決まるため、利用者の数を増やす努力に目が向きがちです。一方で、通信費や光熱費、リース料などの固定費は、いったん契約すると見直されないまま続くことが少なくありません。固定費は、金額が大きくなくても、毎月確実に出ていくお金です。

今回は、運営者の視点から、固定費の棚卸しと見直しの進め方を、モデルケースで整理します。

事例の概要

架空のV法人は、定員20名の生活介護事業所を運営しています。開設から数年がたち、利用者も安定していますが、運営者は、月ごとの収支に余裕が少ないと感じていました。

運営者が支出を確認すると、通信回線や複合機のリース、電気の契約などが、開設時のまま変わっておらず、現在の使い方に合っているかどうか、誰も確認していないことが分かりました。

コンサルタントの視点――何が起きていたのか

このケースの問題は、固定費に責任を持つ人がおらず、見直す機会が決まっていなかったことです。開設時に決めた契約は、そのときの状況に合わせたものです。利用者の人数や職員の数、使い方が変われば、最適な契約も変わります。

運営者の立場で考えるべきは、とにかく費用を削ることではなく、安全や支援の質に関わる費用は守りながら、使い方に合わない契約だけを見直すことです。消防設備の点検、賠償責任などの保険、衛生に関わる費用は、削る対象にしないという線引きが必要です。

見直しの手順

V法人では、次の順で見直しを進めました。最初に、過去1年分の請求書から、毎月決まって出ていく費用を一覧にしました。そのうえで、五つの見直しを行いました。一つ目は、項目ごとの分類です。通信費、光熱費、リース料、委託費、保険料などに分け、金額の大きい順に並べました。

二つ目は、安全や衛生に関わる費用の区別です。これらは、見直しの対象から外しました。

三つ目は、契約内容の確認です。契約の期間、解約の条件、違約金の有無を確認しました。四つ目は、使い方との照合です。回線の速度や台数、電力の使用量が、実際の使い方に合っているかを確かめました。五つ目は、見直しの担当と時期の決定です。担当者を決め、年に一度、見直しを行うことにしました。

なお、契約の変更や解約には、違約金や手数料がかかる場合があります。電気やガス、通信の契約は、サービスの内容や条件が事業者によって異なります。設備の工事を行う場合には、指定基準や消防法などの法令で求められる要件を満たす必要があります。

見直しを行う際は、契約書の内容や最新の条件を確認し、必要に応じて専門家や指定権者（都道府県・市町村）に確認したうえで進めてください。

数字で見る変化の見通し

ここでは、あくまで仮定の数字で、見直しの効果を計算してみます。毎月の固定費を、通信費が4万円、電気代が12万円、ガス代が3万円、水道代が3万円、複合機のリース料が3万円、清掃の委託費が6万円、保険料が月あたり2万円とします。

合計は、4万円＋12万円＋3万円＋3万円＋3万円＋6万円＋2万円＝33万円で、年間では33万円×12か月＝396万円です。

このうち、通信費は、契約の見直しで20％下がると仮定します。4万円×20％＝8,000円で、1か月あたり8,000円の削減です。電気代は、照明をLEDにするなどして10％下がると仮定します。12万円×10％＝1万2,000円で、1か月あたり1万2,000円の削減です。

複合機は、使用状況を確認した結果、1台を減らせて、リース料が月に1万円下がると仮定します。清掃の委託費や保険料は、衛生や安全に関わるため、削減の対象にしません。

月あたりの削減額は、8,000円＋1万2,000円＋1万円＝3万円で、年間では3万円×12か月＝36万円です。一方、費用もかかります。LED工事に30万円、見直しの作業に20時間かかるとして、20時間×1,600円＝3万2,000円とすると、合計は33万2,000円です。

したがって、1年目の効果は、36万円－33万2,000円＝2万8,000円です。2年目以降は、工事の費用がかからないため、年間36万円の削減になります。

LED工事の回収期間は、電気代の削減が年間1万2,000円×12か月＝14万4,000円なので、30万円÷14万4,000円＝約2.1年です。また、月の収入を400万円と仮定すると、年間では4,800万円で、36万円はその0.75％にあたります。

ただし、これは説明のための単純な試算です。固定費の削減額は、収入に比べると大きくありません。実際には、電気料金の変動や、機器の故障、契約の更新条件によって、効果は変わります。固定費の見直しは、稼働率や人件費の管理に比べて影響が小さいため、優先順位を考えて取り組むことが大切です。

運営者が特に気をつけた点

運営者として特に気をつけたのは、次の点です。まず、安全や衛生、支援の質に関わる費用を削らないことです。消防設備の点検、保険、感染症対策の費用は、見直しの対象から外すと決めました。次に、現場の使いやすさを損なわないことです。

回線を遅くしたり、機器を減らしたりして、記録や支援に支障が出ないよう、職員の意見を聞いてから決めました。

さらに、契約の変更で、利用者や職員が不便にならないように、切り替えの時期を調整しました。また、安さだけで契約先を選ばず、故障や緊急時の対応が確実かどうかも確認しました。

実践アドバイス

同じような課題を抱える運営者の方に、次のような順序をお勧めします。まず、過去1年分の請求書から、毎月決まって出ていく費用を一覧にしてください。次に、金額の大きいものから、使い方に合っているかを確認してください。

一方で、小さな金額を細かく削ることに時間を使いすぎると、かえって現場の負担が増えます。まず、金額が大きく、安全に関わらない項目から始めてください。見直しの結果は、記録に残し、翌年の見直しに生かしてください。

運営者のためのチェックリスト

ご自身の事業所を振り返るときの観点です。

毎月決まって出ていく費用を、一覧にしているか。
金額の大きい項目から、使い方に合っているか確認したか。
契約の期間と、解約の条件を把握しているか。
安全や衛生に関わる費用を、見直しの対象から外しているか。
見直しの担当者と時期を決めているか。
職員の意見を聞いたうえで決めているか。
契約先の緊急時の対応を確認しているか。
見直しの結果を、記録に残しているか。

まとめ

固定費は、いったん契約すると見直されにくい費用です。過去1年分の請求書から一覧にし、安全や衛生に関わる費用を除いたうえで、使い方に合っていない契約を見直すことで、毎月の支出を抑えられる可能性があります。ただし、削減できる額は事業所の状況によって大きく異なり、収入全体から見ると小さい場合もあるため、優先順位を考えて取り組む必要があります。

なお、契約や制度は、時期や条件によって変わることがあります。実際に見直しを行う際は、契約書の内容や最新の条件を確認し、不明な点は専門家や指定権者（都道府県・市町村）に確認したうえで進めてください。

毎月の収支の見方は月次収支と損益分岐点の事例、変動する経費の見直しは消耗品の発注と在庫の事例、大きな支出の平準化は設備の修繕・更新計画の事例、売上があっても資金が残らない原因の整理は売上を分解するコラムもあわせてご覧ください。

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