消耗品の購入が場当たり的で、費用が読めない｜発注と在庫の見直しで無駄を減らす｜改善事例

※本事例は、実際の複数の事例をもとに再構成した架空のモデルケースです。特定の法人や事業所を指すものではありません。文中の数字は、説明のために置いた仮定の数字であり、実際の事業所の実績や、効果を保証するものではありません。

はじめに

手袋やマスク、洗剤、トイレットペーパー、おむつなど、障害福祉の事業所では、日々さまざまな消耗品を使います。一つひとつは少額でも、積み重なると、毎月の支出の中で無視できない大きさになります。ところが、購入が職員ごとの判断に任されていると、同じ物を重ねて買ったり、使い切れずに期限が切れたりして、無駄が生じやすくなります。

今回は、運営者の視点から、消耗品の購入を整え、費用と手間を減らす方法を、モデルケースで整理します。

事例の概要

架空のO法人は、生活介護とグループホームを運営しています。消耗品の購入は、各事業所の職員が、気づいたときにドラッグストアや通販で行っています。毎月の消耗品費は、法人全体で約40万円です。

運営者が帳簿を見直すと、同じ種類の物を、複数の職員が別々に買っていること、期限のある物品が使われないまま廃棄されていること、まとめて買えば安くなる物を、少量ずつ買っていることが分かりました。一方で、感染対策に使う物品は、在庫が切れて、慌てて買い足す場面もありました。

コンサルタントの視点――何が起きていたのか

このケースの問題は、消耗品の購入が、誰かの責任として管理されておらず、使用量も在庫も把握されていなかったことです。把握していなければ、買いすぎも、足りなくなることも、防げません。

運営者の立場で考えるべきは、単に安く買うことではなく、必要な物を、必要なときに、適切な量だけ確保する仕組みをつくることです。とくに、感染対策や利用者の安全に関わる物品は、安さよりも、切らさないことと品質を優先する必要があります。

見直しの手順

O法人では、次の順で見直しを進めました。最初に、3か月分の購入記録を整理し、品目ごとに、購入先、数量、金額、廃棄した量を一覧にしました。そのうえで、法人全体の月ごとの使用量を確認しました。

そのうえで、五つの見直しを行いました。一つ目は、品目の分類です。毎月決まって使う物、感染対策や安全に関わる物、たまにしか使わない物に分けました。二つ目は、発注担当者の明確化です。事業所ごとに担当者を決め、購入を担当者に集約しました。

三つ目は、在庫の管理です。保管場所を決め、残りの量が一目で分かるようにして、不足しそうな物を早めに発注できるようにしました。

四つ目は、まとめ買いと相見積もりです。毎月決まって使う物は、法人全体でまとめて購入し、複数の業者から見積もりを取りました。五つ目は、使用期限の管理です。期限のある物品は、先に入れた物から使うことを決め、期限が近い物が分かるようにしました。

なお、利用者の負担金や、実費として請求できる物品の範囲、会計処理、衛生用品や医療的な物品の取扱いは、サービスの種類や制度によって異なります。見直しを行う際は、最新の基準や通知を確認し、指定権者（都道府県・市町村）や専門家に確認したうえで進めてください。

数字で見る変化の見通し

ここでは、あくまで仮定の数字で、費用の変化を計算してみます。現状の消耗品費は、月に40万円と仮定します。

まず、無駄の削減です。廃棄や重複購入による無駄が、消耗品費の5％あったと仮定します。40万円×5％＝2万円です。次に、まとめ買いによる値引きです。消耗品費のうち、まとめ買いできる物が30万円分あり、5％の値引きが得られると仮定します。

30万円×5％＝1.5万円です。合わせて、2万円＋1.5万円＝3.5万円の削減で、年間では、3.5万円×12か月＝42万円です。

一方、見直しの運用にかかる職員の時間も考えます。時間単価を1,600円とし、在庫の確認と発注の取りまとめに、月に5時間かかると仮定すると、5時間×1,600円＝8,000円で、年間では、8,000円×12か月＝9万6,000円です。

削減額から、この費用を差し引くと、42万円－9万6,000円＝32万4,000円です。

ただし、これは説明のための単純な試算です。実際の無駄の割合や、値引きの水準は、品目や業者、購入量によって大きく異なります。また、まとめ買いをすれば、在庫を置く場所や、使い切るまでの期限の管理が必要になり、買いすぎれば、かえって無駄が増えるおそれもあります。

大切なのは、使用量と費用を数字で把握し、安全に関わる物品は安さだけで選ばない、という方針を定めることです。

運営者が特に気をつけた点

運営者として特に気をつけたのは、次の点です。まず、感染対策や安全に関わる物品を、費用削減の対象にしすぎないことです。手袋やマスク、消毒用品は、品質と、切らさないことを優先しました。次に、現場の使いやすさを損なわないことです。

安い物に切り替えて、使い勝手が悪くなれば、かえって無駄や事故の原因になるため、切り替えの前に、現場の職員の意見を聞きました。

さらに、在庫の管理が、職員の負担にならないようにしました。確認の方法は簡単にし、記録は、一覧に数量を書き込むだけにしました。購入を担当者に集約する際には、急に必要になった場合の連絡の方法や、緊急時の購入のルールも、あらかじめ決めておきました。

実践アドバイス

同じような課題を抱える運営者の方に、次のような順序をお勧めします。まず、3か月分の購入記録を、品目ごとに整理し、使用量と費用を確認してください。次に、毎月決まって使う物と、安全に関わる物を分け、切らしてはいけない物の最低限の在庫量を決めてください。

一方で、一度にすべての品目を切り替えようとすると、現場が混乱します。まず、使用量の多い物や、無駄が目立つ物から始め、様子を見ながら広げていくことが大切です。安さを追いかけるあまり、品質や安全性がおろそかにならないよう、切り替えの基準も、あわせて整えてください。

運営者のためのチェックリスト

ご自身の事業所を振り返るときの観点です。

消耗品の購入記録を、品目ごとに整理しているか。
購入の担当者が決まっているか。
在庫の保管場所と、残りの量の確認方法が決まっているか。
感染対策や安全に関わる物品の、最低限の在庫量を決めているか。
毎月決まって使う物を、まとめて購入し、見積もりを比べているか。
使用期限の管理をしているか。
物品を変更する際に、現場の意見を聞いているか。
実費の請求や会計処理の取扱いを、専門家に確認しているか。

まとめ

消耗品の購入は、場当たり的に行うのではなく、品目の分類、担当者の明確化、在庫の管理、まとめ買いと相見積もり、使用期限の管理を整えることで、無駄を減らし、費用を読みやすくできる可能性があります。ただし、安全に関わる物品は、安さよりも品質と確保を優先する必要があります。効果は事業所や品目によって異なるため、定期的に見直す必要があります。

なお、制度や基準は、サービスの種類や制度改正によって変わることがあります。実際に見直しを行う際は、最新の基準や通知を確認し、不明な点は指定権者（都道府県・市町村）や専門家に確認したうえで進めてください。

毎月の収支の見方は月次収支と損益分岐点の事例、売上があっても資金が残らない原因の整理は売上を分解するコラム、感染対策の物品を含む備えは感染症対策を仕組みにした事例、大きな支出の平準化は設備の修繕・更新計画の事例もあわせてご覧ください。

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